Niestety nie wszyscy Wykonawcy, którzy składają oferty w postępowaniach w szeroko rozumianej branży IT – analizują rzetelnie postanowienia i klauzule projektu umowy. Jedni zakładają zapewne, że taka umowa jest narzuconym szablonem przez zamawiającego i nie jest możliwe dokonanie jej modyfikacji. Inni być może kierują się znaną – nie tylko w przetargach – zasadą „jakoś to będzie/martwić się będziemy potem”.
Osobiście zachęcamy jednak do wnikliwej analizy przyszłego kontraktu. Pozwoli to na złożenie prawidłowo skalkulowanej oferty, z pewnością wyeliminowaniu również wielu ryzyk związanych z jego przyszłą realizacją – nie twierdzimy, że absolutnie wszystkich, ale być może tych, które w działalności danego wykonawcy mogę być kluczowe.
Bardzo rekomendujemy też otwartą komunikację – w obydwu kierunkach, bowiem interesy zamawiającego oraz wykonawcy powinny być zbieżne, przynajmniej jeśli chodzi o sprawne i prawidłowe wykonanie zamówienia publicznego. Oczywiście reżim ustawy Prawo zamówień publicznych nie przewiduje „spotkań biznesowych”, ale umożliwia zebranie wykonawców z inicjatywy Zamawiającego. Takie zebranie, w wielu przypadkach więcej niż jedno nie powinno jednak stanowić jedynie płaszczyzny do wygłoszenia swoich tez i argumentów, a powinno być pewnego rodzaju platformą umożliwiającą stronom wypracowanie takiego modelu współpracy, który będzie efektywny, transparentny i możliwie równo rozkładający akcenty pomiędzy stronami.
W pierwszej części artykułu przedstawiliśmy jedynie przykładowe – ale też naszym zdaniem najbardziej jaskrawe przykłady klauzul, których istnienie w treści umowy zmusza niektórych wykonawców do rezygnacji z przystąpienia do przetargu i złożenia konkurencyjnej oferty, mimo że oferowane przez nich rozwiązania IT są innowacyjne i prawie szyte na miarę zamawiającego. Czy tacy Wykonawcy posiadają jakiekolwiek narzędzia umożliwiające „korektę” napotkanych klauzul? – formalnie mają kilka rozwiązań do wyboru.
Dość powszechnym narzędziem są „pytania do specyfikacji warunków zamówienia”. Cóż z tego, kiedy naprawdę rzeczowo przedstawione stanowisko i komentarz Wykonawcy w stosunku do postanowień umowy, czasami z propozycją zmian lub uzupełnień tych postanowień, spotyka się z krótką odpowiedzią zamawiającego: (i) „tak jak w SWZ”, (ii) „nie zgadzamy się”, (iii) „zamawiający pozostawia postanowienia umowy bez zmian”.
Rozumiemy, że odpowiedzialność za prowadzenie postępowania przetargowego oraz za wydatkowanie środków publicznych może być olbrzymia, ale brak reakcji lub nawet pewnej refleksji nad uwagami zgłaszanymi przez wykonawców tej odpowiedzialności wcale nie znoszą, a wręcz tą odpowiedzialność w naszej ocenie jeszcze zwiększają. Oczywiście nie stawiamy tezy, że takie zachowanie jest regułą, śmiemy twierdzić, że w dużej części postępowań zamawiający rozmawia z rynkiem i komunikuje się z Wykonawcami, w taki sposób, żeby jasno i czytelnie wytłumaczyć uczestnikom postępowania przetargowego dlaczego pewne przyjęte przez niego rozwiązania – w tym na poziomie kontraktu publicznego – uważa za konieczne i słuszne w ramach danego, konkretnego projektu IT. Pochwalamy i zachęcamy absolutnie wszystkich zamawiających do takiej komunikacji – z pewnością pomoże to uniknąć wielu niepotrzebnych dyskusji na etapie realizacji projektu, tym również o zakończeniu umowy przed jej końcowym terminem.
Chcielibyśmy jednak wypromować zasadę jeszcze większego zaangażowania i zrozumienia procesów, zarówno po stronie zamawiających, ale również wykonawców, którzy z pewnością przed przystąpieniem do publicznej umowy chcieliby poznać realne potrzeby swojego klienta (w szczególności takiego, z którym wcześniej nie mieli możliwości współpracy).